东北电力大学网络版档案管理软件基本用法
1.档案管理软件打开方式 ：
在浏览器地址栏中输入 http://202.198.11.80 回车。如图 1 。
图 1 登陆页面
或打开档案馆主页 http://dag.nedu.edu.cn 点击页面左侧“档案管理系统说明”。出现图 1 登陆页面。
2. 输入用户名和密码登陆 ：
在图 1 中“请输入用户名”下面输入用户名；“请输入密码”下面输入密码。鼠标点击“登陆”。（兼职档案员用户名是姓名的开头字母缩写（小写），密码默认“ 0000 ”。 登陆后在“系统设置”中自己修改密码。 例如 ：周星星，用户名为“ zxx ”，密码“ 0000 ”。）
3. 案卷的录入 ：
登陆以后出现档案信息管理页面如：图 3 。
图 3 档案信息管理页面
鼠标单击相应的档案表如出现“编辑档案信息主页面”。如图 4 。
鼠标单击图 4 左上角“添加案卷”弹出“添加案卷”输入框（以成人教育学院教学类案卷 3-2006-JX1724-016 为例），开始录入案卷。如图 5 。
案卷各项录入要求如下 ：
“一级目录”：输入年代号；
“二级目录”：输入归档部门全称；
“三级目录”：空；
“信息分类号”：空
“馆室代号”：空
“全宗号”：３
“缩微号”：空
“室编件号”：空
“实体分类号”：年代号－分类号，如： 2006-JX1724 其中字母大写；
“案卷 / 盒号”：案卷号；
“保管期限”：根据档案馆主页（如图 2 ）业务指导《东北电力大学各类档案归档范围和保管期限表》录入；
“密级”：内部；
“正题名”：输入案卷题名；
“副题名”：有副题名的输入，没有空；
“附注”：空
“第一责任者”：文件的形成部门，或作者。如有多个文件且有多个责任者的案卷，把全部责任者录入，中间加空格；
“其他责任者”：空；
“页数”：案卷总页数；
“规格”：空；
“起止日期”： 是指卷内文件的最早日期到最晚日期。例如：一案卷包扩三个文件，文件 1 、文件 2 、文件 3 ，文件 1 的日期是 2005.01.01 ，文件 2 的日期是 2005.02.01 ，文件 3 的日期是 2005.03.01 。起止时间就应该是 2005.01.01 － 2005.03.01 ；
“归档单位”：归档单位全称；
“存址”：按档案类别输入，如教学档案输入“教学库”，行政档案输入“行政库”；
“主题词”：点击后面的小方块自动生成，如果不能自动生成直接录入，两个词之间加空格；
“出版项”：空；
“奖励名称”：空；
“获奖等级”：空；
“获奖时间”：空；
“接收人”：档案馆有关人员姓名；
“移交时间”：归档的时间，格式：年四位，月两位，日两位如： 20060101 ；
“移交人”：兼职档案员姓名；
“输入员”：兼职档案员姓名；
点击“确定”关闭对话框，完成案卷录入。左栏就显示所录入的档案表“教学档案表”的两极类目录结构，如图 7 。鼠标左键点击第二级类目“成人教育学院”，主页面的右栏就显示出这一级类目下的所有案卷或文件的信息记录，并可以在这个目录下对其进行操作，如图 7
图 7 档案文件信息管理
添加案卷后“添加”按纽变成灰色，“案卷 / 盒号”项自动加 1 ，在此基础上修改、输入下一卷的各项数据，修改、输入完成后按钮变黑，点击“添加”完成第二卷案卷录入。继续添加案卷直到案卷录完为止。
录入完成后要修改录入的案卷，用鼠标单击案卷对应的“题名”打开案卷，修改后要点击“保存”然后关闭。案卷目录颜色深。
注意事项： 1. 档号 3-2006-JX1724-016 由“全总号”、“实体分类号” “案卷 / 盒号”三项组成。4.文件的录入
所有案卷目录录入完成后开始文件目录的录入。
在“档案文件信息管理页面”如图7，点击右栏左上角“添加文件”弹出添加文件输入框。当案卷只有一个文件时，此时文件正题名与案卷正题名相同，“文件案卷号及件号”项是案卷号＋实心点＋文件序号。文件序号从0001开始递增。文件和案卷是对应的。如文件3-2006-JX1724-016-0001对应的案卷是3-2006-JX1724-016。（以成人教育学院教学类案卷3-2006-JX1724-16-001为例），开始录入文件。如图8。
图 8 添加文件
各项都输入完毕后点击“添加”。弹出“添加案卷、文件完成”对话框，如图6。点击“确定”完成文件录入。
文件各项录入要求如下 ：
“一级目录”：输入年代号；
“二级目录”：输入归档部门全称；
“三级目录”：空；
“信息分类号”：空
“馆室代号”：空
“全宗号”：３
“缩微号”：空
“室编件号”：空
“实体分类号”：年代号－分类号；如： 2006-JX1724 其中字母大写；
“文件案卷号及卷号”：案卷号＋实心点＋文件序号，如： 16.0001 ；
“保管期限”：根据档案馆主页（如图 2 ）业务指导《东北电力大学各类档案归档范围和保管期限表》录入；
“密级”：内部；
“正题名”：输入文件题名；
“副题名”：有副题名的输入，没有空；
“附注”：空
“第一责任者”：文件的形成部门，或作者。如有多个责任者把全部责任者录入，中间加空格；
“其他责任者”：空；
“页数”：文件页数；
“规格”：空；
“文件时间”：文件的时间，是一个时间点，如果是时间段的话输入起时间。格式：年四位，月两位，日两位，中间用实 心点隔开。如： 2006.01.01 ；
“归档单位”：归档单位全称；
“存址”：按档案类别输入，如教学档案输入“教学库”，行政档案输入“行政库”。“主题词”：点击后面的小方块自动生成，如果不能自动生成直接录入，两个词之间加空格；
“出版项”：空；
“奖励名称”：空；
“获奖等级”：空；
“获奖时间”：空；
“文号、图号”：如果是通知、请示、批复等文件“文号、图号”项要添上相应的文号，没有留空；
“载体”：选择相应的选项，一般是纸；
“文本”：正本；
“文种”：选择相应的文种，一般为默认值；
“归档份数”： 1 ；
“附件题名 / 电子文件编号”：空；
“输入员”：兼职档案员姓名；
添加文件后“添加”按纽变成灰色，“文件案卷号及件号”自动加1，在此基础上修改、输入下一文件的各项数据。修改、输入完成后按钮变黑，点击“添加”完成第二个文件录入。继续添加文件直到文件录完为止。录入完成后要修改录入的文件，用鼠标单击文件对应的“题名”打开文件，修改后要点击“保存”然后关闭。文件目录颜色浅。
1. 档号3-2006-JX1724-016-0001由“全总号”、“实体分类号”、“文件案卷号及件号”、三项组成。
2.“文件时间”是起时间， 年月日间用实心点间隔，格式：2006.02.18。
3. 输入时注意案卷号的更改，案卷和文件是对应的。如案卷3-2006-JX1724-016对应的文件是3-2006-JX1724-016-0001。
5. 目录、案卷封面、备考表打印
案卷目录和文件目录输入完成后，开始打印，共打印三种目录： 1 ）案卷移交目录； 2 ）案卷目录； 3 ）卷内目录。每种打印两份。
鼠标左键点击左栏第二级类目“成人教育学院”，主页面的右栏就显示出这一级类目下的所有案卷或文件的信息记录。
如图 7 。单击“打印当前”按钮，弹出打印目录对话框，如图 9 。
下面以打印“案卷移交目录”为例说明打印过程。在图 11 中选中“案卷移交目录”选项，把“自动设置边距”选项去掉，点击“打印预览”出现“案卷移交目录”和“打印设置提示”如图 10 。
图 10
关掉“打印设置提示”对话框。点击“察看”在“文字大小”选择“中”如图 11 。
图 11
在文件菜单单击“页面设置”如图 12 。
出现页面设置对话框 如图 13 。
将页眉、页脚去掉，页边距左 20 ，右 15 ，上 25 ，下 20 （其中左右边距固定不变，如果打印数量多时，出现标题跑到下一页的情况可以调节下边距的大小。）设置完成后点击“确定”，关闭页面设置对话框。在文件菜单中点击“打印预览”如图 14 。
出现打印预览对话框。将比例设为 100% ，逐页查看，没有问题就可以点击左上角“打印”进行打印。如图 15 。
“案卷目录”打印：和“案卷移交目录”的打印大致相同，在图11中选择时选中“案卷目录”其它相同
“卷内目录”打印：需逐卷打印，在图11中选中“卷内目录”将“转换页数为页次”选中，去掉“自动设置边距”然后在“案卷列表”下拉菜单中选择要打印的档号，其它相同，开始逐卷打印。
“案卷封面”打印：选中“案卷封面Ι（A4）”和“打印所有案卷”选项，去掉“自动设置边距”在图13页面设置的对话框中将页边距设置成左20，右5，上19.05，下19.05。其它设置和打印目录相同，打印一份。
“备考表”打印：选中“备考表（A4）”和“打印所有案卷”选项，去掉“自动设置边距”在图13页面设置的对话框中将页边距设置成左20，右5，上19.05，下19.05。其它设置和打印目录相同，打印一份。
注意事项：1.打印完成后兼职档案员在“案卷移交目录上签字”。
2.将1份“卷内目录”放入相对应的案卷的第一页，把案卷和各种目录移交档案馆。
3.打印“案卷封面”和“备考表”时用档案馆提供的特定纸张。